Relatório da auditoria em formato WORD

Descrição

O sistema Tramita foi atualizado para permitir a inserção e revisão de relatórios de auditoria em arquivos no formato Word (.DOCX).

Embora o formato oficial do processo continue sendo o PDF, não é mais necessária a conversão manual. Ao inserir o relatório em formato Word, o sistema o converterá automaticamente para PDF

Benefícios

Fim da conversão manual: O auditor/técnico não precisará mais converter o arquivo para PDF manualmente.
Revisão simplificada: Possibilidade de revisar os relatórios diretamente no Word, aproveitando as ferramentas do editor de texto.
Organização centralizada: Os arquivos em formato Word ficarão armazenados no Tramita, dispensando a necessidade de guardar cópias em outras pastas da rede do TCE-PB.

Implantação

Inicialmente, a nova funcionalidade estará disponível para alguns setores em caráter de projeto piloto, permitindo à DITEC corrigir eventuais falhas. Após o período de testes, a funcionalidade será liberada para todos os setores da DIAFI.

Importante: Os setores que já utilizarem o relatório em formato Word não poderão mais inserir relatórios em formato PDF, exceto em casos de erro identificado pela DITEC.

Observações

É de responsabilidade do auditor/técnico a conferência do arquivo PDF convertido pelo sistema. Apesar da DITEC ter feito uma série de testes anteriormente não há como prever o comportamento da conversão em todos os casos. Assim, é imprescindível que se verifique o arquivo gerado e identifique alguma discrepância com o arquivo original em Word.

Os setores que já passarem a utilizar o relatório em formato Word não poderão mais inserir relatório em formato PDF, exceto em casos de erro identificado pela DITEC.

Passo a passo: Inserção do Relatório

1 - Na tela de inserção do relatório de auditoria, selecione um arquivo no formato .DOCX (Word). O sistema exige esse formato para proceder com a conversão automática para PDF;

2 - Após escolher o arquivo, o sistema iniciará a conversão automática para PDF;

Aguarde a conclusão da conversão. Esse processo pode levar alguns segundos. Caso o sistema fique parado por muito tempo, entre em contato com o suporte da DITEC.

3 - Confira o arquivo PDF gerado clicando em "Pré-visualizar" para verificar se a conversão manteve o conteúdo e a formatação original;

4 - Caso o arquivo PDF convertido automaticamente esteja em conformidade basta clicar no botão Salvar e finalizar a inserção do relatório. Por sua vez, caso seja identificado alguma diferença deve-se entrar em contato com o suporte da DITEC.

Passo a passo da revisão de relatório

1 - Na tela de revisar relatório o sistema exibe agora o link para baixar o relatório no formato do Word. A partir de agora o chefe irá baixar esse arquivo e realizar o correção escrevendo seus comentários dentro do relatório. Outra novidade desta tela é a aba "Arquivos e Revisões Anteriores" onde é possível encontrar todas as versões do relatório;

2 - Ler o arquivo do relatório em Word e acrescentar as observações se necessário. Caso o relatório precise de correção, será necessário que esse novo arquivo Word com os comentários seja salvo e adicionado à revisão. Deve-se colocar o novo arquivo no campo Relatório Revisado;

O campo Comentários da Revisão ainda poderá ser usado porém a recomendação é que todos os comentários sejam colocados dentro do próprio relatório do Word.

3 - Clicar no botão Salvar para completar a revisão.

Passo a passo para visualizar o histórico de arquivos

1 - Na visualização do planejamento deve-se clicar na ícone da lupa;

2 - Será exibido o histórico de arquivos e revisões da meta e ao clicar nos links dos arquivos eles serão abertos em uma nova aba.