Relatório da auditoria em formato WORD
Descrição
O sistema Tramita foi atualizado para permitir a inserção e revisão de relatórios de auditoria em arquivos no formato Word (.DOCX).
Embora o formato oficial do processo continue sendo o PDF, não é mais necessária a conversão manual. Ao inserir o relatório em formato Word, o sistema o converterá automaticamente para PDF
Benefícios
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Fim da conversão manual: O auditor/técnico não precisará mais converter o arquivo para PDF manualmente.
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Revisão simplificada: Possibilidade de revisar os relatórios diretamente no Word, aproveitando as ferramentas do editor de texto.
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Organização centralizada: Os arquivos em formato Word ficarão armazenados no Tramita, dispensando a necessidade de guardar cópias em outras pastas da rede do TCE-PB.
Implantação
Inicialmente, a nova funcionalidade estará disponível para alguns setores em caráter de projeto piloto, permitindo à DITEC corrigir eventuais falhas. Após o período de testes, a funcionalidade será liberada para todos os setores da DIAFI.
Importante: Os setores que já utilizarem o relatório em formato Word não poderão mais inserir relatórios em formato PDF, exceto em casos de erro identificado pela DITEC.
Observações
É de responsabilidade do auditor/técnico a conferência do arquivo PDF convertido pelo sistema. Apesar da DITEC ter feito uma série de testes anteriormente não há como prever o comportamento da conversão em todos os casos. Assim, é imprescindível que se verifique o arquivo gerado e identifique alguma discrepância com o arquivo original em Word.
Os setores que já passarem a utilizar o relatório em formato Word não poderão mais inserir relatório em formato PDF, exceto em casos de erro identificado pela DITEC.
ForamRecomendações encontradassobre algumaso situaçõesconteúdo do relatório em queWord para evitar erros na conversão automática:
1 - Não utilizar tabelas do Excel diretamente no arquivo Word. Deve-se copiar o conteúdo do tabela para dentro do texto do Word ou produzir a conversãotabela automáticadiretamente temnele;
2 maior- probabilidadeNão colocar quebras de apresentarseção falhas:e quebras de linha no cabeçalho do relatório Word.
Passo a passo: Inserção do Relatório
1 - Na tela de inserção do relatório de auditoria, selecione um arquivo no formato .DOCX (Word). O sistema exige esse formato para proceder com a conversão automática para PDF;
2 - Após escolher o arquivo, o sistema iniciará a conversão automática para PDF;
Aguarde a conclusão da conversão. Esse processo pode levar alguns segundos. Caso o sistema fique parado por muito tempo, entre em contato com o suporte da DITEC.
3 - Confira o arquivo PDF gerado clicando em "Pré-visualizar" para verificar se a conversão manteve o conteúdo e a formatação original;
4 - Se o arquivo PDF estiver correto, clique em "Salvar" para finalizar a inserção do relatório. Caso identifique discrepâncias, entre em contato com o suporte da DITEC.
Passo a passo: Revisão do Relatório
1 - Na tela de revisar relatório o sistema exibe agora o link para baixar o relatório no formato do Word. A partir de agora o chefe irá baixar esse arquivo e realizar o correção escrevendo seus comentários dentro do relatório. Outra novidade desta tela é a aba "Arquivos e Revisões Anteriores" onde é possível encontrar todas as versões do relatório;
2 - Abra o arquivo em Word, faça as correções necessárias e insira os comentários diretamente no documento. Se houver correções, salve o arquivo atualizado e envie-o de volta no campo Relatório Revisado.
O campo Comentários da Revisão ainda poderá ser usado porém a recomendação é que todos os comentários sejam colocados dentro do próprio relatório no Word.
3 - Clicar no botão Salvar para completar a revisão.
Passo a passo: Visualizar o Histórico de Arquivos
1 - Na visualização do planejamento deve-se clicar na ícone da lupa;
2 - Será exibido o histórico de arquivos e revisões da meta e ao clicar nos links dos arquivos eles serão abertos em uma nova aba.
